En este manual, encontrarán las mejores prácticas detalladas por módulos para asegurar el uso adecuado de Admintour y maximizar el rendimiento del sistema. Siguiendo cuidadosamente los puntos que detallaremos a continuación, les aseguramos una experiencia más enriquecedora y beneficioso con el sistema.

Es crucial destacar que, aunque cada individuo pueda estar enfocado en una área específica, sus acciones repercuten directamente en otras partes del sistema. Por lo tanto, es fundamental que todos colaboren de manera conjunta para cumplir con las buenas prácticas.

Este manual sirve como una guía básica; sin embargo, es responsabilidad de cada hotel desarrollar metodologías de trabajo que se adapten a sus necesidades particulares. Esto garantizará el cumplimiento de las buenas prácticas y la promoción de un entorno de trabajo organizado.

Ventas #

Esta sección corresponde unicamente para aquellos hoteles que cuentan con un Channel Manager conectado con Admintour (Siteminder o CM).

En caso de no contar con un Channel Manager conectado con Admintour el ingreso y manejo de reservas es exactamente igual que desde recepción.

Tareas que se deben completar a diario. #

→ Controlar diariamente las reservas que llegan automáticamente por el Channel Manager; de las mismas se debe prestar especial atención a los siguientes puntos:

• Período
• Montos por día y del total de la estadía
• Habitaciones reservadas • Disponibilidad Esta información la pueden verificar en Admintour en las pantallas Reservas del Channel Manager y Disponibilidad por tipo de habitación

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ Las tarifas que se venden tanto por el Channel Manager como las de venta directa no pueden estar vencidas en Admintour, el vencimiento de las mismas puede afectar directamente al funcionamiento de la conexión entre el Channel Manager y Admintour.

→ Los ingresos de precios y promociones se deben hacer directamente desde el Channel Manager y Admintour recibirá esta información.

→ Bajo ninguna circunstancia está permitido que se cambie la disponibilidad directamente desde el Channel Manager, de hacerlo Admintour sobrescribirá esa
información con la que tiene configurada. Siempre que se quiera modificar la disponibilidad debe hacerse desde Admintour.

Avisar a soporte de Admintour en caso de: #

• Creación de nuevos planes tarifarios en el Channel Manager
• Conexión con nuevas OTAs
• Al abrir la venta en el Channel luego de que la misma estuviera cerrada
• Creación de nuevos tipos de habitaciones para la venta en el Channel Manager o recodificación de los mismos

Recepción #

Esta sección corresponde a cualquier hotel o establecimiento.

Tareas que se deben completar a diario. #

→ Verificar diariamente que todas las reservas ingresadas que tienen CheckIn, tengan los pasajeros adicionales cargados en la reserva. Esto es de suma importancia, dado a que esta información va a interpol y además en caso de requerir un informe de habitaciones ocupadas con detalle de clientes esta información saldrá vacía. Para poder chequear esta información pueden revisar el gestor de ocupación y visualizar rápidamente las habitaciones con CheckIn que no tienen huespedes cargados.

→ Verificar que las tarifas cargadas en las reservas sean correctas. Para todas las reservas con checkin en el día.

→ Todas las mañanas verificar las reservas NO SHOW. Ya que si a una reserva NO SHOW no se marca como no show, no se cancela o no se mueve de fecha va a generar un importe devengado incorrecto.

Al momento del cierre de caja #

→ Las cajas se deben de cerrar todos los días en cada turno y cuando se declara el EFECTIVO que se enviará a Tesorería (RETIRO VENTA) el importe debe ser igual a lo que se envía en el sobre. En caso de tener que aclarar una diferencia existe un campo de observaciones.

→ Cuando se cierra la caja, el cajero debe verificar:

• Importe en efectivo
• Totales por tarjeta
• Totales por las distintas formas de pago

Esto es importante ya que afecta directamente a la contabilidad en caso de haber ingresado alguna forma de pago incorrecta

→ Revisar que todas las facturas emitidas se encuentren impresas, de lo contrario puede ocurrir que esta factura no se haya enviado. Para ello verificar reimprimiendo dicha factura, en caso de que la misma no se visualice en pantalla debe ser reenviada.

→ Una factura que cobrada con Tarjeta de Crédito nunca puede ser una factura crédito ya que crédito es cuando se factura a una empresa y se cobra a los xx días.

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ Cuando se crea un nuevo cliente, indicar de forma correcta el tipo de documento ya que esto es lo que determina el iva que corresponderá.

→ En el caso que exista una empresa que se haga cargo del alojamiento tiene que estar toda la información de la empresa de forma correcta para no tener problemas con el cálculo de iva

→ Cuando se sube la imagen de un documento en la ficha del cliente, verificar que sea formato imagen (JPG, PNG). No subir word, excel, pdf. Dichos documentos impiden que se haga el envio de la factura electrónica.

→ Cuando se carga la ficha del cliente ingresar correctamente la nacionalidad y la fecha de nacimiento del cliente

→ Cargar siempre datos de correo electrónico y teléfono del cliente ya que estos datos serán usados en el área de ventas o promociones.

→ Cuando se carga una reserva debe quedar bien identificados el origen y segmento, dado a que son datos importantes para los informes estadísticos

→ Es importante el ingreso de restricciones alimenticias para que pueda ser visualizado en los puntos de venta

→ Registrar observaciones para las mucamas a nivel de cada habitación.

→ Los checkin del día deben marcarse en el día que se hacen. Afecta directamente el trabajo de housekeeping

→ Los checkout del día deben marcarse en el día que se hacen. Afecta directamente el trabajo de housekeeping

→ En caso que sobre monto de la seña de una reserva (y el hotel no realice la devolución de la misma), para no perder dicho importe, se debe crear una nueva reserva con una fecha futura, luego se debe transferir el saldo de la seña a esta nueva reserva. Una vez transferido el saldo y verificado que se encuentra en la nueva reserva se debe pasar la misma (la nueva reserva) a un estado OPEN

Puntos de Venta #

Esta sección se corresponde para cualquier hotel que maneje puntos de venta como Restaurantes, SPA o cualquier tipo de Extras.

Al momento del cierre de caja #

→ Las cajas se deben de cerrar todos los días en cada turno y cuando se declara el EFECTIVO que se enviará a Tesorería (RETIRO VENTA) el importe debe ser igual a lo que se envía en el sobre. En caso de tener que aclarar una diferencia existe un campo de observaciones

→ Cuando se cierra la caja, el cajero debe verificar:

• Importe en efectivo
• Totales por tarjeta
• Totales por las distintas formas de pago

Esto es importante ya que afecta directamente a la contabilidad en caso de haber ingresado alguna forma de pago incorrecta.

→ Revisar que todas las facturas emitidas se encuentren impresas, de lo contrario puede ocurrir que esta factura no se haya enviado. Para ello verificar reimprimiendo dicha factura, en caso de que la misma no se visualice en pantalla debe ser reenviada. → En caso de tener que anular una factura para cargar dicho gasto a la habitación los pasos a seguir son los siguientes: Desde la caja, proceder a anular la factura para generar la nota de crédito correspondiente. Luego para volver a cargar la mesa sin tener que cargar uno de los artículos se puede utilizar el botón de copiar que se encuentra en la solapa de Facturas Emitidas en Apertura y cierre de caja.

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ Consultar periódicamente la previsión de huéspedes, con esto se tiene referencia de la ocupación semanal.

→ Consultar los huéspedes alojados para detectar los cumpleaños de los huéspedes alojados en el período de su reserva como también para visualizar las restricciones alimenticias.

→ Minimizar el uso de articulos comodines dado a que se pierde el registro detallado de las ventas.

→ En el informe de impresión de arqueo de caja se puede visualizar la propina por cada vendedor lo que ayudará a llevar mayor control y minimizar errores en la liquidación final.

Housekeeping #

En esta sección se podrán ver algunos aspectos importantes a tener en cuenta para el área de housekeping. Puede que algunos informes los tengan que solicitar al área de recepción.

Tareas que se deben completar a diario. #

→ Todos los días se deben emitir 2 informes desde Estadística/Estadística Diaria de ocupación:

• Previsión de ocupación: Donde se refleja en un rango de fechas la cantidad de pasajeros y la cantidad de habitaciones vendidas
• Previsión de movimientos de habitaciones: Donde se podrá visualizar día por día la cantidad de pasajeros con checkin, la cantidad de habitaciones con checkin y la cantidad de habitaciones con checkout.

→ En caso de no hacer uso del módulo de tablets/celulares y de no asignar tareas a cada mucama:

• Informe de mucamas a una fecha
→ Consultar el estado de las habitaciones

→ Imprimir las reservas para el día: Permite ver los checkin para el día y las observaciones que se cargaron desde recepción para las muchas para la preparación de las habitaciones.

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ El sistema tiene la posibilidad de llevar un control de habitaciones sucias y limpias a través de tablets y celulares. Para esto la ama de llaves debe hacer un trabajo previo de asignación de tareas a cada mucama. En caso de usar este módulo se tendrá un control del tiempo que lleva la realización de cada limpieza y un detalle de los tipos de limpieza realizados. En caso de no utilizar este proceso, los hoteles deben guiarse por el informe tradicional de mucamas y registro de las tareas en forma manual.


Gerencia #

En esta sección se presentarán una serie de informes estadísticos de relevancia para el área de gerencia que permiten evaluar la productividad del hotel

Informes estadísticos #

→ Estadística diaria de ocupación:

• Informe Análisis histórico y proyectado: permite visualizar en forma diaria la cantidad de pasajeros, habitaciones vendidas, tarifa promedio, redpar, total devengado. Los días que ya pasaron quedan como información histórica y los días futuros quedan proyectados. (El alojamiento devengado que se muestra en dicho informe, no contempla reservas cargadas como eventos).

→ Estadística mensual: Se totaliza por mes → Estadística anual: Se totaliza por año

→ BI de reservas: Informe que se puede emitir hasta 31 días, filtrando la información por distintos criterios como segmento, origen, tipo de habitacion, categoría de habitación, régimen, país, región, localidad y empresa. No se contemplan reservas cargadas como eventos

→ BI Batch: Utilizado cuando se necesita información de mas de 31 días. Tener en cuenta que este informe se procesa una única vez al día, por lo tanto no tiene la información en el momento. No se contemplan reservas cargadas como eventos

→ BI de reservas anual: Permite ver los reportes devengados por distintos conceptos totalizado por mes

→ RDS: Permite visualizar la información por el criterio de lo devengado o facturado. En este informe se totalizan los datos por centro de ingreso y familia de producto. En esta consulta se consideran todas las ventas del hotel sin importar si es hotelería, evento o punto de venta.


Tesorería #

Sección asignada a las personas encargadas del área de tesorería.

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ En aquellos hoteles con movimientos de forma diaria, la caja de tesorería se debe abrir y cerrar todos los días.

→ En el momento de la apertura de caja, la misma tomará como saldo inicial el saldo final de la caja anterior y antes de realizar el cierre se debe verificar que el efectivo recibido en caja coincida con el arqueo.

→ En forma periódica (mensual o quincenal) el gerente o supervisor del hotel debería hacer un arqueo de la caja central en forma aleatoria, lo que ordenará el uso correcto de dicha caja.

→ Cuando se verifican las cajas de los puntos de venta y recepción no solo se debe controlar el efectivo, bancos y tarjetas, sino que también se deben chequear que todas las facturas que vienen en el arqueo están generadas como factura electrónica, en caso de detectar facturas o recibos con forma de pago incorrecto se debe hacer el arreglo correspondiente en forma previa a la generación de asientos contables

→ Se recomienda que se carguen todos los depósitos de seña que figuran en el Banco para facilitar la adjudicación de dichas señas a las reservas a las reservas correspondientes como forma de eliminar una planilla Excel sin el control de trazabilidad correspondiente.

Contabilidad / Controller #

Sección dedicada al área de contabilidad y controles del sistema

Controles diarios o semanales a realizar #

→ Cuando se generan los asientos contables, es importante que se haga una verificación mínima, más allá de si el asiento valida, verificar si se están imputando los conceptos a cuentas contables correctas. Ya que puede pasar que en épocas de cambio de iva no se haya modificado la cuenta contable en la familia del producto y se esté enviando la venta a una cuenta incorrecta.

→ Se debe chequear el mayor de la cuenta de ajuste o diferencia de tipo de cambio ya que si se detectan montos muy elevados significa que el asiento cerró en forma forzada porque falta definir alguna cuenta.

→ En el caso de que el hotel cuente con un sistema contable externo se debe validar que la información contable de Admintour coincida con la información contable del sistema externo ya que el sistema externo se está alimentando de Admintour de forma manual y no existe una automatización de procesos entre los sistemas.

→ Una vez que se genera el asiento en admintour, se valida dicho asiento y se hace la exportación al sistema externo se debe emitir un mayor en los dos sistemas contables de algunas cuentas al azar, como forma de verificar que lo que copié al sistema externo coincidan los mayores de los dos sistemas. En caso que no coincida la información no fue exportada de forma correcta.

→ Controlar diariamente dentro del módulo del hotel la auditoría diaria por reserva. Principalmente movimientos borrados, cancelaciones de facturas, consulta a números de tarjetas, etc.

→ En el caso de contar con un restaurante, desde el módulo de tesorería controlar las comandas borradas

→ Se debe conciliar toda la facturación del sistema con las facturas electrónicas enviadas al proveedor correspondiente. En caso de detectar facturas que no fueron generadas como electrónicas se debe hacer el reenvío y verificación de que la información llegó de forma correcta. En caso de que el error persista y no lo puedan resolver se deben comunicar con el soporte de Admintour. Si este trabajo de conciliación no se realiza vamos a tener información contable que no concuerda con la realidad y se estarán haciendo liquidaciones de impuestos por montos incorrectos.

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ Una vez que cierra el mes, en los primeros días del mes siguiente se debe conciliar el monto devengado con el monto facturado. Esto conforma de identificar errores.

→ Cuando se generan los asientos automáticos se recomienda generar desde el primer día del mes hasta la fecha deseada como forma de chequear que no queden asientos pendientes de generar. Este proceso de generación se recomienda que se haga de forma diaria o semanal para permitir un mayor control.

Compras #

Sección dedicada al área de compra

Aspectos importantes a tener en cuenta #

→ En caso de controlar stock el stock dentro de Admintour, definir cuales son dichos artículos que se controlará el stock, las recetas en caso de que existan y la unidad de medida de dicho producto (tener en cuenta que debe ser la misma que se usa para la compra como para los pedidos en los distintos depósitos). Recomendamos generar una planilla con el listado de productos, los respectivos código y unidades.

→ En caso de manejar una caja adicional para compras, la misma debe cerrar cuando se está legando al límite del fondo de caja para que el área de tesorería proceda a hacer la reposición del fondo correspondiente.