Publicado por Sebastián Herrera Astorga el 30 junio, 2020

Un buen PMS (Property Management System) te permite automatizar los procesos más importantes de tu hotel y gestionarlo de una manera trazable y eficiente. Sin embargo, elegir un PMS no es tarea fácil. La contratación de un PMS es una gran inversión de tiempo. Para quedar contento con la decisión tomada, es muy importante verificar que el PMS se ajuste a las necesidades específicas de tu hotel, considerando también las futuras, en la medida que tu establecimiento crezca.

Hay 11 características que creemos imprescindibles a tener en cuenta. Acá te contamos en detalle cuales son:

PERSONALIZACIÓN: Cada hotel tiene su propio modelo de negocio y procedimientos de trabajo, es primordial que el PMS tenga la capacidad de personalizarse según las reales necesidades de tu hotel.

NUBE: Al usar software basado en la nube, harás que tu vida como manager sea más fácil. Ya no necesitarás lugar para almacenar el servidor que ejecutará el PMS. Todo lo que necesitas hacer es llevar tu smartphone o tablet contigo. Además, no necesitas personal de IT que esté constantemente solucionando los problemas y errores que aparecen en el sistema. Todo debe ser hecho automáticamente en la nube por el proveedor del PMS. Otro de los beneficios adicionales de un PMS 100% online es que tienen actualizaciones periódicas, permitiendo que se adapte continuamente a los siempre cambiantes requerimientos de la industria hotelera. Adicionalmente, el tener la DATA en la nube, permite que sea más confiable, económico y flexible al tener la posibilidad de ir agregando nuevos módulos fácilmente a medida que tu negocio crece.

MÓDULOS: El PMS te debiese entregar flexibilidad de agregar o quitar módulos de funcionamiento según los requerimientos de tu negocio al igual que tener módulos que sean atingentes al negocio hotelero. Esto permite que el sistema crezca de la mano con tu negocio.

Aquí te presentamos los principales módulos que debiese tener un PMS en hotel:

  • Reservas y Facturación
  • Puntos de Venta
  • Compras y Stock
  • Reportes y Análisis
  • Deudores
  • Tesorería
  • Contabilidad
  • Bancos
  • Housekeeping
  • Integraciones vía web server

INFORMES EXHAUSTIVOS: Todas las estrategias y los éxitos obtenidos en la gestión de un hotel deben contar con una forma de medir los resultados (métricas), debemos tener 100% de seguridad que la batería de reportes que emite el PMS sean confiables, además, deben manejar los 2 criterios para ver un informe, Criterio Facturado (Contable) Criterio Devengado (Producción).

PERMITIR INTEGRACIONES CON OTROS SISTEMAS: El PMS debe tener la capacidad de poder conectarse vía web server con otras herramientas que se estén usando actualmente, así como posibles otras futuras.

Ejemplos actuales:

  • Channel Manager
  • Motor de Reserva
  • Software de Reputación Online
  • Facturas Electrónicas 

INTUITIVO Y FÁCIL DE CONFIGURAR: Es necesario considerar que el PMS va a ser utilizado por todo el personal del hotel, por lo que debe estar adecuado a todo tipo de usuarios en su manejo. Además debe ser amigable para el aprendizaje de uso de futuros usuarios, contemplando la alta rotación de personal que existe en la industria hotelera.

SOPORTE 24/7: La posibilidad de soporte técnico ante posibles incidencias o problemas en el funcionamiento es algo fundamental a considerar en el momento de tomar una decisión, sobre todo en una industria de servicio como la hotelera, que no tiene horario.

ACTUALIZACIONES: En lo referente a posibles desarrollos que realice el propio sistema o que demande el establecimiento, la industria de la hotelería es un sector muy dinámico y es fundamental tener una herramienta que se pueda ir adaptando de manera rápida a nuevos usos o nuevas tecnologías.

FIABILIDAD Y SEGURIDAD: Debes asegurarte que tu PMS no se «caiga» un día en que tengas el hotel lleno o que todos tus datos históricos y de facturación se pierdan por la acción de algún virus o hacker.

GESTIÓN DE PRECIOS Y FACTURACIÓN: Debe ser lo más flexible posible y que permita la utilización de precios dinámicos, creación de paquetes, diferentes tipos de ofertas y también que permita un seguimiento exhaustivo de los pagos, las facturas a clientes y generar informes financieros.

ACCESIBILIDAD: la posibilidad de acceso al PMS debe ser posible desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo para garantizar un manejo óptimo en todo momento.

¿Estás considerando contratar un PMS o cambiar el actual? Contáctate con nuestro equipo y te haremos una demostración gratuita de PMS Admintour, durante la cual podrás verificar si nuestro sistema cumple con las funcionalidades que necesita tu hotel.

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